1 Préparation de la candidature

Les candidats et futurs bénéficiaires sont invités à accorder une attention particulière à l’inclusion et à la diversité : publics ayant moins d'opportunité, apprenants et personnels en situation de handicap, apprenants issus de milieux socio-économiques modestes (élèves et étudiants boursiers sur critères sociaux, pris en charge dans des dispositifs d'enseignement adapté ou de raccrochage scolaire), ou de territoires moins favorisés (quartiers de la politique de la ville, zones de revitalisation rurale). De même, la transition écologique, la transformation numérique et la participation à la vie démocratique sont les autres priorités thématiques du programme que les candidats sont encouragés à intégrer.

L'organisme candidat doit présenter dans sa candidature :

• L'identification des besoins de formation du public-cible ; 
• Un ensemble cohérent d'activités organisées de façon à atteindre des objectifs et des résultats déterminés ;
• Un plan de travail prévisionnel ;
• Les impacts recherchés sur les individus, la structure, le territoire, à travers les activités de mobilité prévues.

Si le candidat décide de faire appel à un organisme intermédiaire, il doit s'assurer de l'éligibilité et de la cohérence des activités proposées.

Un organisme intermédiaire a pour mission de faciliter les procédures administratives à l'étranger, de trouver des entreprises d'accueil, etc… Ce n’est par contre en aucun cas un organisme d'envoi. Consultez le guide pour travailler avec les organisations de soutien. 

Conseil, accompagnement et recherche de partenaires

Vous pouvez prendre contact avec la DRAREIC de votre académie ou le réseau des Développeurs Erasmus+, qui pourront vous aider dans l’élaboration de votre projet Erasmus+ ainsi que dans l'écriture du formulaire de candidature.

Vous pouvez utiliser les outils et réseaux Erasmus+ pour construire votre candidature et soutenir vos activités tout au long du projet : ils sont un gage de qualité et renforcent la visibilité de votre engagement européen.

Pour vous accompagner dans votre recherche de partenaires, des outils sont à votre disposition: 

• Tuto "Trouver un contact à l'étranger";
• Forum de partenaires sur European School Education Platform (ESEP);
• Séminaires européens de contact : les rencontres européennes Erasmus+ ;

• Pour trouver des offres de cours à l'étranger​, vous pouvez vous appuyer sur la plateforme ESEP (offres de formations en ligne, accès à un catalogue de cours, etc.).

Mener des projets de mobilité hybride avec eTwinning

Grâce à eTwinning (intégré dorénavant à ESEP), vous pouvez disposer d’un espace virtuel sécurisé pour monter des projets pédagogiques à distance. La plateforme eTwinning permet d’impliquer la communauté éducative et les élèves, de développer les compétences numériques et de valoriser les résultats de votre projet.

Reconnaître et valoriser les compétences acquises à l’issue d’une période de mobilité à l’étranger

Avec l'attestation Europass Mobilité, tout participant à une mobilité peut faire reconnaître les compétences acquises en mobilité.

Le portfolio de compétences Europass sert à accompagner les individus vers le marché du travail et chercher des formations.

Outre les compétences linguistiques et professionnelles, une expérience de mobilité à l’étranger impacte aussi le développement des compétences transversales (capacité d’adaptation, autonomie, sociabilité, …). Le guide des compétences transversales produit par l’Agence Erasmus+ vous présente un référentiel et un outil d’évaluation pour vos apprenants et vos personnels.

Utiliser les fiches ressources par pays d’Euroguidance pour s’informer sur le système éducatif et les conditions d’études des pays européens, se former avec DINAMO sur le conseil en mobilité.

Autres ressources d'intérêt :

• SELFIE, un outil pour améliorer l'utilisation des technologies pour l'enseignement et l'apprentissage dans les établissements scolaires.  
• Nous vous conseillons de consulter le guide de saisie budgétaire dans la section "dépôt de candidature".

2 Dépôt de candidature

L’organisme candidat soumet une candidature à l’action clé « Projets de mobilité de courte durée pour les apprenants et le personnel de l'enseignement scolaire » - KA122-SCH via le portail des candidats et bénéficiaires.

Les organismes détenteurs d’une accréditation dans le secteur concerné ne peuvent pas candidater aux projets de mobilité de courte durée. Un seul projet de mobilité de courte durée peut être porté par un organisme candidat sur le secteur, pour l’appel à propositions concerné.

Pour ce faire, l’organisme candidat doit :

• Avoir un compte EU Login (privilégier un compte institutionnel) ;
• Posséder un code OID (Organisation ID), ainsi que l’ensemble des partenaires d'accueil européens ;
• Le code OID doit être conforme et complet avec tous les justificatifs nécessaires, veuillez consulter le Guide du code OID - création - mise à jour;
• Compléter le formulaire de candidature ;
• Imprimer, signer (par le représentant légal) et scanner la déclaration sur l'honneur ;
• Soumettre le formulaire de candidature.

3 Sélection des candidatures

Pour être éligibles, le candidat et le projet doivent répondre à tous les critères d'éligibilité relatifs à l'action pour laquelle la proposition est soumise. Le non-respect d'un seul critère entraîne le rejet de la candidature.

Vous pouvez consulter les différents critères du guide du programme Erasmus+ dans les parties suivantes :

• Partie C – Informations pour les candidats ;
• Étape 2 – Vérification du respect des critères du programme.

Les projets éligibles sont évalués par des évaluateurs externes indépendants sur la base d'une grille d'évaluation européenne (sur 100 points).

Les principaux critères d'évaluation sont les suivants :

• La pertinence du projet (20 points) ;
• La qualité de la conception du projet (50 points) ;
• La qualité des actions de suivi (30 points).
  
  

Sur la base des résultats d'évaluation, un Comité National d’Évaluation (CNE) arrête une liste de sélection selon l'enveloppe budgétaire disponible.

Pour pouvoir être acceptés, les propositions doivent obtenir au moins 60 points. Elles doivent également obtenir au moins la moitié du nombre maximum de points pour chacune des catégories de critères d'évaluation susmentionnées.

Les résultats seront publiés en ligne sur la page des résultats.
Les candidats seront tenus informés des résultats de la sélection par notification.

4 Contractualisation

La convention de subvention est mise à disposition de l’organisme candidat sur son espace utilisateur. Celle-ci doit être signée par le bénéficiaire (son représentant légal) via une procédure de signature électronique (pour ce faire il sera nécessaire de communiquer un numéro de téléphone portable pour la double authentification) . La convention de subvention est mono-bénéficiaire.

Une fois la convention signée par l’organisme candidat et l’Agence nationale, le versement d’un préfinancement sera réalisé dans les 30 jours suivants la date de signature par la dernière des deux parties (sauf pour les organismes dont les résultats de l’analyse financière ne permettent pas ce préfinancement).

Toutes les conventions de subvention débutent entre le 1er juin et le 31 décembre 2024 et se terminent selon les dispositions des données générales (1) de la fiche technique.

La convention de subvention et ses annexes contractuelles régissent les modalités d’utilisation des fonds européens sur la base des règles financières spécifiques applicables sur l’action : une lecture attentive de l’ensemble des documents est indispensable.

5 Réalisation du projet

Le formulaire de candidature est votre feuille de route. La mise en œuvre et la réalisation de votre projet doivent être en lien avec les objectifs fixés dans votre formulaire de candidature. 

Deux plateformes informatiques vous seront utiles :

• MonProjetErasmus+ propose un espace utilisateur qui réunit l’ensemble des pièces contractuelles, l’historique des étapes de gestion et les échanges avec l’Agence. 
• Beneficiary Module (BM) est le nouvel outil de gestion de la Commission européenne permettant l’enregistrement des mobilités et le suivi budgétaire de la convention de subvention. Son utilisation constitue une obligation contractuelle pour déclarer les activités et soumettre les rapports attendus. 

Des guides sont mis à disposition pour faciliter votre utilisation de ces plateformes.

6 Rapports et contrôles

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus+ fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'Agence.

Les bénéficiaires doivent remettre un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers du projet en fin de période contractuelle (au plus tard 30 jours après la fin du projet). Ce rapport final tient lieu de demande de versement du solde de la subvention.

L'analyse du rapport final est un contrôle systématique qui concerne l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées combinée à une évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

L'utilisation du logiciel Beneficiary Module constitue une obligation contractuelle pour déclarer les activités et soumettre le rapport final.

D'autres contrôles sont réalisés par l'Agence sur un échantillon de projets : des contrôles sur pièces ainsi que et des contrôles sur site en cours de projet, des audits ex-post ou système.