Le programme Erasmus+ est encadré par la règlementation spécifique aux institutions européennes (Regulation (EU) 2018/1725).

Cette règlementation, complémentaire du RGPD, prévoit des dispositions afin de garantir la protection des données personnelles des parties prenantes du programme.

Il est nécessaire de prendre connaissance de la déclaration de confidentialité spécifique au programme.

Cette déclaration s'applique à l'ensemble des parties prenantes, dès lors que des données personnelles sont concernées.

En pratique, cela veut dire que les parties prenantes (Agence nationale, bénéficiaire de subvention, experts indépendants) s'assurent que les données collectées sont uniquement utilisées dans le cadre prévu par la déclaration de confidentialité.

Extrait des conventions de subvention

Article 15- conditions générales

Les bénéficiaires doivent traiter les données à caractère personnel relevant de la convention conformément au droit de l’UE, au droit international et au droit national applicables relatifs à la protection des données - en particulier le règlement (UE) 2018/1725. Les bénéficiaires agissent en tant que sous-traitants dans le cadre de cette activité de traitement.

Ils doivent garantir le respect des articles 29, 30, 31 et 33 du règlement (UE) 2018/1725, et notamment veiller à ce que les données à caractère personnel soient :

• traitées de manière licite, loyale et transparente au regard des personnes concernées;
• collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne soient pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
• adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• exactes et, si nécessaire, tenues à jour ;
• conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données sont traitées ; 
• et traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données.

Les bénéficiaires ne peuvent donner à leur personnel un accès aux données à caractère personnel que si cet accès est strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi de la convention. Les bénéficiaires doivent veiller à ce que le personnel soit soumis à une obligation de confidentialité.

Les bénéficiaires doivent informer les personnes concernées du traitement et leur fournir la déclaration de confidentialité disponible à l’adresse https://ec.europa.eu/erasmus-esc-personal-data