1 Préparation de la demande

Avant de saisir votre demande de financement, il est recommandé de lire attentivement le guide du programme Erasmus+.

Il est conseillé aux candidats de prendre connaissance des priorités d’action du programme Erasmus+ 2021-2027 afin de les intégrer dans leur plan d’action dès la préparation de la demande de financement :

• inclusion, avec une attention particulière aux publics bénéficiant de moins d'opportunités (étudiants et personnels en situation de handicap ; apprenants issus de milieux socio-économiques modestes, etc.). Des financements complémentaires et des nouveaux formats de mobilités sont prévus pour favoriser la participation de ces publics dans le programme Erasmus+ 2021-2027
• transition écologique : des financements complémentaires (forfait voyages durables) sont prévus afin d’encourager l’utilisation de transports moins émissifs en gaz à effet de serre. Par ailleurs, les candidats sont encouragés à intégrer une dimension d’éducation au développement durable dans leur projet

A noter : les objectifs généraux du programme comportent aussi une réflexion sur la participation à la vie démocratique.

Vous pouvez également vous inspirer des précédents projets financés en consultant le Témoignage Science Po Paris : Quels sont les avantages de la mobilité à l’international https://www.youtube.com/watch?v=6PtkoKrlqPs

2 Dépôt de la demande

L’organisme candidat soumet une demande de financement à l’action clé " Mobilité des étudiants et du personnel de l’enseignement supérieur soutenue par les fonds de politique extérieure " (AC 171) via le portail des candidats et bénéficiaires.

Pour ce faire, l’organisme candidat doit :

• Avoir un compte EU Login (privilégier un compte institutionnel)
  
• Posséder un code OID (Organisation ID), ainsi que l’ensemble des membres du consortium, le cas échéant
  Pour toute information supplémentaire sur le code OID, veuillez consulter le guide d'enregistrement des organismes
  
• Etre titulaire de la Charte Erasmus de l’enseignement supérieur (ECHE) dès lors qu’il s’agit d’un établissement d’enseignement supérieur
  
• Compléter le formulaire de candidature
  
• Imprimer, signer (par le représentant légal) et scanner la déclaration sur l'honneur
  
• Soumettre le formulaire de candidature

Dans le cadre de l’appel à candidatures 2022, la date butoir fixée par la Commission européenne est le 23 février 2022 à 12h00, tandis que les projets débutent à partir du 1er août 2022.

Il est fortement conseillé d’anticiper le dépôt de sa candidature sans attendre la date butoir fixée.

Dans le formulaire de candidature, l’organisme candidat doit notamment préciser :

• Des éléments de contexte sur sa candidature et les informations relatives à l'organisme portant la candidature;
  
• Les partenariats régionaux concernés par la candidature;

Il est demandé de fournir l'ID des établissements d'enseignement supérieur des pays tiers non associés avec lesquels le candidat souhaite coopérer. Pour les autres organismes (autres que les établissements d'enseignement supérieur), cette information est recommandée - dans le cadre de la démarche d'évaluation qualitative de la candidature.

La description du projet de coopération (conception du projet et description des modalités de coopération) est à développer une seule fois à l'échelle du projet présenté tandis que les informations relatives à la stratégie de coopération et à l'incidence, à la diffusion des actions devront être détaillées par région.

• Les activités de mobilités. La demande est également structurée par région.

Il s'agit de préciser si la demande porte sur des mobilités étudiantes ou de personnel, des mobilités entrantes ou sortantes, les distances parcourues, si des publics avec moins d'opportunités sont concernés (le cas échéant combien) et enfin la durée des mobilités projetées.

La demande formulée doit être cohérente vis-à-vis de la stratégie Erasmus décrite dans la Charte ECHE.

Plusieurs demandes de financement peuvent être déposées simultanément par un établissement d’enseignement supérieur (une demande « mono-bénéficiaire » et, en parallèle, une demande « multi-bénéficiaires » dans le cadre d’un consortium de mobilité de l’enseignement supérieur). Ce dernier est alors responsable d’éviter toute situation de double financement, interdite par la règlementation européenne.

Attention, pour pouvoir soumettre une demande de financement au nom d’un consortium national de mobilité de l’enseignement supérieur (candidature(s) multi-bénéficiaires), la candidature à l’accréditation du consortium (AC 130) doit avoir été préalablement soumise.

3 Sélection des projets

L'instruction et l'évaluation des projets déposés dans le cadre du dispositif "Mobilité des étudiants et du personnel de l'enseignement supérieur soutenue par les fonds de politique extérieure" (AC 171) est d’abord conditionnée au respect de critères d’éligibilité fixés par la Commission européenne.

Le non-respect d'un seul critère entraîne la déclaration de non-recevabilité de la candidature soumise.

Les projets déclarés éligibles sont ensuite évalués en double lecture par des experts externes indépendants, sur la base d'une grille d'évaluation européenne.

Pour cette action clé, les critères d'évaluation sont les suivants :

• Qualité du projet et modalités de coopération (40 points). Critère d'attribution évalué au niveau du projet
  
• Pertinence de la stratégie (40 points). Critère d'attribution à décliner par région
  
• Incidence et diffusion (20 points). Critère d'attribution à décliner par région
  

Pour pouvoir prétendre à la programmation, une candidature doit obtenir à minima la moyenne à chacun des critères et sa note globale doit être supérieur à 60/100.

Sur la base des résultats de l'évaluation, une liste de sélection est établie par l’Agence, en lien avec le Comité National d'Evaluation (CNE).

La subvention octroyée pourra dépendre de plusieurs facteurs :

• le nombre et la durée des périodes de mobilité couvertes par la demande
  
• le budget alloué par pays ou par région
  
• l'équilibre géographique au sein d'une région déterminée
  

Ainsi, indépendamment de la note attribuée à chaque région, l'Agence nationale pourra accorder la priorité à la mobilité avec certains pays afin de garantir des équilibres géographiques au sein des régions.

Les résultats seront publiés sur la page "Résultats".

Les organismes candidats recevront également une notification au plus tard le 5 septembre 2022.

4 Contractualisation

La convention de subvention est mise à disposition de l’organisme candidat sur son espace utilisateur. Celle-ci doit être signée entre le bénéficiaire (son représentant légal) et l'Agence. Les conditions particulières et l’ensemble des annexes constituant la convention de subvention régissent notamment :

• La subvention allouée
  
• Les modalités d'utilisation de la subvention
  
• Les modalités de versement du préfinancement
  
• Les modifications nécessitant un avenant à la convention de subvention
  
• Les contrôles pouvant être réalisés

Il existe deux types de conventions :

• Convention mono bénéficiaire
• Convention multi bénéficiaires. Le coordonnateur du consortium de mobilité est dans ce cas le point de contact unique pour l‘Agence nationale

Une fois la convention signée par l’organisme candidat et l’Agence nationale, le versement d’un préfinancement sera réalisé dans les 30 jours suivants la date de signature par la dernière des deux parties (sauf pour les organismes dont les résultats de l’analyse financière ne permettent pas ce préfinancement).

Toutes les conventions de subvention débutent le 1er août pour une durée contractuelle de 24 ou 36 mois.

5 Suivi du projet

Deux plates-formes informatiques permettent le suivi du projet :

• Monprojet.Erasmusplus.fr propose un espace utilisateur qui réunit l’ensemble des pièces contractuelles, l’historique des étapes de gestion et les échanges avec l’Agence
  

• Le Beneficiary Module (BM) est l'outil de la Commission européenne permettant l’enregistrement des mobilités ainsi que le suivi budgétaire de la convention de subvention. Son utilisation constitue une obligation contractuelle pour déclarer les activités et soumettre les rapports attendus

Des guides seront mis à disposition pour faciliter votre utilisation de ces plates-formes.

6 Rapports et contrôles

Tout porteur de projet bénéficiant d'une subvention européenne Erasmus+ fera l'objet de contrôle(s) réalisé(s) par l'Agence.

Les bénéficiaires doivent remettre un rapport final sur les aspects qualitatifs et financiers du projet en fin de période contractuelle (au plus tard 30 jours après la fin du projet). Ce rapport final tient lieu de demande de versement du solde de la subvention.

L'analyse du rapport final est un contrôle systématique qui concerne l'ensemble des porteurs de projet. Elle consiste en la vérification financière des dépenses déclarées combinée à une évaluation qualitative des activités et des résultats du projet (sur la base d'une grille européenne commune d'évaluation). Elle permet de déterminer le montant final de la subvention à laquelle les porteurs de projet peuvent prétendre.

L'utilisation du logiciel Beneficiary Module constitue une obligation contractuelle pour déclarer les activités et soumettre le rapport final.

D'autres contrôles sont réalisés par l'Agence sur un échantillon de projets : des contrôles sur pièces ainsi que et des contrôles sur site en cours de projet, des audits ex-post ou système.